gestion débordement d'appel

Gestion des débordements d’appels

Les médecins généralistes, praticiens spécialisés ou autres professionnels de santé sont très souvent appelés par leurs patients pour une prise de rdv… ou même une annulation d’un rendez-vous déjà calé suite à un contretemps.

Le secrétariat téléphonique est parfois assuré par une secrétaire sur place, notamment dans un cabinet regroupant plusieurs praticiens, mais cette solution ne permet pas à elle seule d’assurer complètement la permanence téléphonique médicale : la ligne téléphonique est parfois déjà occupée ou bien la personne chargée de la gestion des appels est en pause !

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Gérer les débordements d’appels avec l’aide d’une télésecrétaire médicale

Le recours à un centre d’appels peut être limité à la gestion de ces problématiques spécifiques de débordement d’appels : le call center spécialisé prend automatiquement tout appel téléphonique non abouti, grâce à un système de transfert d’appels programmé en cas de débordement. Une personne formée aux spécificités du secrétariat médical répond alors à votre patient et met à jour votre agenda en fonction d’un éventuel nouveau rendez-vous en assurant la retransmission des informations recueillies.

Cette gestion des débordements vous permet de ne pas décrocher, lorsque vous ne voulez pas être dérangé, sans craindre pour autant de manquer un appel important : vous pouvez ainsi vous consacrer sereinement au patient dans votre cabinet sans être stressé par une sonnerie persistante, car vous savez que la gestion des débordements prendra le relais. Vos patients, quant à eux, n’auront pas à multiplier les appels pour vous joindre grâce à la gestion du débordement d’appels, et leur vie s’en trouvera également simplifiée.

Le débordement d’appels permet d’assurer que tous les appels aboutiront du premier coup et d’être ainsi joignable en permanence.

LVH Médical se charge de la gestion des débordements d’appel

Le service d’accueil d’une permanence téléphonique médicale peut cependant aller bien au-delà du simple traitement du débordement d’appels : il est notamment possible de confier à un centre téléphonique spécialisé dans le domaine de la santé la prise en charge de tous ses appels entrants, et pas seulement ceux résultant du débordement, et de déléguer ainsi la plus grande partie de la fonction de secrétariat médical.

L’interlocuteur, spécifiquement formé à ce type d’accueil, décroche en se présentant en votre nom, il écoute votre patient et recueille les informations pertinentes, il assure la prise de messages et la gestion des agendas.

Ce service personnalisé plus complet que le simple traitement du débordement d’appels peut complètement remplacer un secrétariat physique sur place, et ainsi minimiser les frais de locaux et de personnel. Le centre d’appels gère l’ensemble des contacts téléphoniques et pas seulement le débordement d’appels, tout en gardant la possibilité d’une mise en relation avec le praticien en cas d’urgence.

Le médecin et autre professionnel de santé peut ainsi se recentrer sur l’exercice de son activité et gagner en qualité de vie professionnelle !

Téléconsultation médicale

Faire appel à un secrétariat externalisé permet d’assurer la gestion des débordements et de continuer à prendre vos appels même dans ces cas de débordement.

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